Les principales fonctions attendues d’un logiciel de gestion de la formation du personnel sont assez communes. Les établissements attendent à minima des fonctions permettant de gérer des référentiels de formation (stages, organismes…), des plans de formation prévisionnels, des sessions de formation (prévisionnelles et réalisées), ainsi que les reportings (analyses) associés. Ces fonctions sont communes au niveau des logiciels RH du marché, même si on peut noter des différences réelles entre les solutions.
Sur le « papier », les logiciels formation proposent en effet des fonctions similaires et seules des démonstrations détaillées permettront de faire la différence ! Une présentation fonctionnelle réelle (parfois avec des cas concrets) permet de bien visualiser les écrans, les fonctions… Si vous recherchez une solution de gestion de la formation, il est important de prendre en compte les éléments suivants dans le cadre de votre étude:
- Éditeur : il doit avoir une expérience importante des projets, des services de maintenance de qualité et des intervenants maitrisant la législation de la formation professionnelle.
- Technique : selon vos pré requis technique, la solution doit être proposée en mode saas ou on premise
- Technologie : la solution doit s’appuyer sur des standards du marché (conformité et évolutions) au niveau des bases de données, serveurs, systèmes d’exploitation…
- Intégration : la solution doit disposer en standard d’API, webservices pour les échanges avec vos autres applications (import données personnel, absences, SSO, LDAP…)
- Fonctions : outre les fonctions classiques, le logiciel doit intégrer des fonctions abouties, par exemple au niveau de la gestion des habilitations, des alertes, recyclages, calendriers, modèles de documents…
- Paramétrage : le logiciel doit être souple et offrir des possibilités de paramétrage en autonomie, notamment: modèles de courriers/courriels, workflows, ergonomie visuelle, visuels différents selon les profils utilisateurs, droits d’accès, états d’analyse prêts à l’emploi…
- Ergonomie : la logique de fonctionnement, l’enchainement des écrans, la simplicité d’utilisation… sont des critères fondamentaux pour garantir le succès de la mise en œuvre
- Services mise en œuvre : pendant la phase d’implémentation, l’éditeur doit proposer des services et un accompagnement réel, notamment: ateliers de spécification, validation interfaces, reprises de données, formation utilisateurs, accompagnement (au démarrage), manuels utilisateurs…
- Services maintenance : pendant la phase de démarrage et mise en production, des services d’assistance doivent être proposés, notamment: hotline directe, outil ticketing, télémaintenance, Mises à jour régulières…
Il serait possible de citer de nombreux autres points à prendre en compte, mais les critères évoqués ci-avant sont des éléments importants avant de choisir un éditeur et un logiciel de gestion de la formation.
Fort de ses 30 ans d’expérience, INSER est en mesure d’accompagner les établissements dans le cadre du paramétrage et de la mise en œuvre d’un outil de gestion de formation. Notre société propose de plus des versions spécifiques selon les secteurs (Privé, Collectivité, Public), permettant de présenter en standard des fonctions adaptées à la législation en vigueur !